Kürzlich hatte ich die Gelegenheit, mit mehreren unserer Telekommunikationskunden in Nordamerika zusammenzuarbeiten, um wichtige betriebliche Herausforderungen anzugehen, die geschäftskritische 5G-Rollout-Initiativen gefährdeten. Die Optimierung der Rollout-Workflows ist entscheidend für den Erfolg ehrgeiziger 5G-Pläne, bei denen die Notwendigkeit von Geschwindigkeit und Prozesstransparenz nicht unterschätzt werden kann. In unseren Kundenprojekten konnten wir wichtige Prozesse vollständig umgestalten, um sicherzustellen, dass diese Unternehmen nun ihre Zeit- und Budgetziele einhalten können. Dabei haben wir viel darüber gelernt, wie man mit einem voll integrierten Systemansatz schnell große Wirkung erzielen kann, und das möchte ich mit anderen teilen.
In vielen Fällen waren die bestehenden Arbeitsabläufe in diesen Organisationen isoliert, was zu kaskadenartigen Mehrkosten in den verschiedenen Phasen der Projekt-, Angebots- und Beschaffungsprozesse führte. Ihre Vision war es, einen "One-Stop-Shop" für alle Beteiligten zu schaffen und in eine Workflow-Plattform zu investieren, die mit ihnen in die Zukunft wachsen kann. Um dies zu erreichen, wählten sie das Produkt von IQGeo Workflow Manager Produkt von IQGeo, und ich war sehr froh, an diesen Projekten arbeiten zu dürfen. Ich lernte ihre geschäftlichen Prioritäten und Prozesse kennen, die mit der Planung beginnen und sich über den Bau, den Betrieb, die Wartung und den Service erstrecken.
In diesem Blog habe ich versucht zu erklären, was wir unter einem integrierten Systemansatz verstehen und welche Lehren wir daraus gezogen haben. Zu diesem Zweck habe ich sechs geschäftskritische Funktionen in der IQGeo Workflow Manager Software skizziert, die es uns ermöglichen, Prozesse über den gesamten Betriebslebenszyklus hinweg zu integrieren und die sich als entscheidend für den Erfolg der 5G-Einführung erwiesen haben.
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Einleitung des Projekts
- Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Workflow-Genehmigungen
- Automatisierung des Bestellwesens
- Automatisierte Berichterstattung
1. Automatisierung des Arbeitsablaufs
Im Allgemeinen beginnt die Arbeit an einem Standort mit technischen Projekten, bei denen Strukturanalytiker Entwürfe mit detaillierten Bauspezifikationen erstellen. Diese Entwürfe dienen als Blaupausen für Bauprojekte, bei denen die Anlagen installiert werden. Die Anlage wird dann auf Mängel und Änderungen geprüft, die entweder behoben oder zur Unterstützung künftiger Wartungsarbeiten aufgezeichnet werden. Das folgende Diagramm veranschaulicht diesen einfachen Arbeitsablauf in Bewegung.
Abb. 1.1 Workflow-Zyklus
In der Regel gibt es einen Gesamtworkflow für das gesamte Projekt, der aus einer Reihe von Subworkflows besteht, die projektspezifische Aktivitäten von der Einleitung bis zum Abschluss behandeln. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen Projekt-Workflow, bei dem der Angebotsprozess als separater Sub-Workflow aufgegliedert ist.
Abb. 1.2 Arbeitsabläufe im Bauprozess
Die Software IQGeo Workflow Manager ist für die Modellierung einer Vielzahl von Workflow-Szenarien auf Betriebs- und Projektebene konzipiert. Jede Aktivität im Arbeitsablauf wird für die Einhaltung der Vorschriften und die Berichterstattung verfolgt, die einen Echtzeit-Zugang zu den Prozessmetriken ermöglicht. Abbildung 1.3 zeigt das IQGeo Workflow Manager Dashboard, das laufende Projekte an verschiedenen Standorten veranschaulicht. Die Projekte werden über eine Registerkartenoberfläche gestartet, die von den jeweiligen Arbeitsabläufen gesteuert wird.
Abb. 1.3: IQGeo Workflow Manager Dashboard
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist das A und O, um Prozesseffizienz zu erreichen, und stellt die Kern-DNA von Workflow Manager dar. Vor der Einführung von IQGeo haben die meisten Kunden ihre Projekte mit Excel, E-Mail und mehreren Anwendungen verwaltet. Die Verwendung dieser unzusammenhängenden Anwendungen machte die Verwaltung und Vorbereitung auf Audits nahezu unmöglich. Die Informationen waren unübersichtlich und unzusammenhängend. Das ist jetzt ganz anders. Bei einem Kunden hat die IQGeo Workflow Manager Software in den ersten zwei Jahren über 2.000 Projekte erfolgreich unterstützt und verwaltet zu einem beliebigen Zeitpunkt etwa 3.000 laufende Projekte. Bei einer Prüfung können die Manager jetzt mit einem Mausklick die aktuellsten Projektinformationen abrufen, was ihnen Zeit spart und die Kosten für die Prüfung reduziert.
2. Projektinitiierung
Projektmanager verbringen oft einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit damit, neue Projekte zu initiieren, und das galt sicherlich auch für die Kundenteams, mit denen ich zusammenarbeitete. Zu diesen Aufgaben gehören die Festlegung von Budgets, Angebotsanforderungen, das Sammeln von Standortinformationen, die Erstellung von Bieterlisten usw. Dieser Prozess kann viele Stunden, wenn nicht sogar Tage in Anspruch nehmen, wodurch sich die Zeitpläne für die Projektausschreibung verlängern, was zu Verzögerungen beim Bau und bei der "Time to Revenue" führt.
Abb. 2.1 Intelligente Vorlagen
Mit Hilfe von IQGeo's Workflow Manager waren die Bauleiter in der Lage, ein Projekt in wenigen Minuten auszuschreiben. Diese enorme Zeitersparnis wird durch die Verwendung von "intelligenten" Vorlagen erreicht, wie in Abbildung 2.1 dargestellt. Jede intelligente Vorlage enthält den Bauplan, um ein Projekt schnell von Grund auf zu erstellen. In einer Vorlage für die Turmerweiterung könnten beispielsweise Preise, Leistungen und Details zu den Auftragnehmern festgelegt werden. Die Software übernimmt die Arbeit, ein vorkonfiguriertes Projekt zu erstellen, das weiter überarbeitet und für die Ausschreibung vorbereitet werden kann, was den Verwaltungs- und Zeitaufwand erheblich reduziert.
Abb. 2.2 Dynamische Vorlagen
Außerdem gewährleistet dieser optimierte Vorlagenerstellungsprozess, dass jedes Projekt korrekt und ohne Auslassungen oder menschliche Fehler erstellt wird. Und da die Projekte nicht statisch waren, sind die Vorlagen dynamisch. Sie können im Laufe der Zeit leicht überarbeitet werden, um den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden, wie in Abbildung 2.2 dargestellt. In unserem Kundenprojekt hat die IQGeo Workflow Manager Software einen klaren ROI gezeigt, indem sie die Kosten reduziert, die Projektinitiierungsphase beschleunigt und die normalerweise kostspieligen und sich wiederholenden Gemeinkosten der Projektinitiierung vermeidet.
3. Aufforderung zur Angebotsabgabe
Ausschreibungen sind oft ein langwieriger und mühsamer Prozess, der die Kommunikation mit mehreren Anbietern erfordert, um Angebote einzuholen und die Unterlagen bereitzustellen, mit denen nachgewiesen werden kann, dass die Projekte fair vergeben wurden.
Abb. 3.1 Bid Management Dashboard
Die Software IQGeo Workflow Manager bietet einen robusten Rahmen für Ausschreibungen, der sowohl Direkt- als auch Tender-Angebote unterstützt. Bauleiter können Ausschreibungen versenden, Angebote erhalten, vergleichen und Informationen austauschen - alles innerhalb der Software (Abb. 3.1). Durch einen zentralisierten Angebotsprozess werden Papier- und E-Mail-Protokolle vermieden, die oft verloren gehen oder nicht nachvollziehbar sind. Die Software bietet eine nahtlose Erfahrung für alle Parteien und fördert bewährte Verfahren und Prozesstransparenz.
Abb. 3.2 Clustering für Massenausschreibungen
Während die Verwaltung und Dokumentation eines Ausschreibungsprozesses eine wesentliche Funktion ist, hebt die IQGeo Workflow Manager Software dies auf eine ganz neue Ebene, indem sie erweiterte Clustering-Funktionen hinzufügt, die Massenausschreibungen erleichtern (Abb. 3.2). Standorte können nach geografischen Regionen auf einer Karte gruppiert und auf einmal ausgeschrieben werden, was eine verbesserte Ausschreibungserfahrung ermöglicht und Kanäle für die Preisgestaltung mit Rabatten eröffnet - eine Win-Win-Situation für Unternehmen! Diese raumbezogene Funktion stellt für unsere Kunden einen entscheidenden Fortschritt im Angebotsmanagement dar, da sie den Angebotsprozess effizienter steuern und gleichzeitig ein wettbewerbsfähigeres Umfeld schaffen können.
4. Genehmigungs-Workflow
Es ist wichtig, in den verschiedenen Phasen eines Arbeitsablaufs Kontrollen und Abgleiche vorzunehmen. Vielleicht möchten Sie alle zusätzlichen Kosten, die in einem Projekt anfallen, zur Genehmigung senden, oder für Projekte, deren variable Kosten einen bestimmten Schwellenwert überschreiten. In anderen Szenarien, z. B. bei Projekten mit festen Kosten, können Workflows auch so eingestellt werden, dass sie eine automatische Genehmigung ermöglichen.
Abb. 4.1 Workflow-Aktionen und Genehmigungen
Die Software IQGeo Workflow Manager verwendet eine Kombination aus Vorlagen, Rollen, Vorgesetzten und regionalen Geltungsbereichen, um Genehmigungen zu verarbeiten. Dies bedeutet, dass Genehmigungen nur für Projekte innerhalb der Ihnen zugewiesenen Region und Zuständigkeit erteilt werden. Alle ausstehenden Genehmigungen werden mit einer Warnmeldung versehen und in einer speziellen Aktionsansicht zusammengefasst, um einen einfachen Zugriff und eine schnelle Reaktion zu ermöglichen (Abb. 4.1). Die Genehmigungsaktivitäten werden mit E-Mail-Benachrichtigungen an die Verantwortlichen verwaltet, so dass alle Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Stand sind, egal wo sie sich befinden. Alle Genehmigungsvorgänge werden im System aufgezeichnet und können zu Projektprüfungszwecken leicht abgerufen werden (Abb. 4.2).
Abb. 4.2 Zusammenfassung der Genehmigungsmaßnahmen
IQGeo Workflow Manager stellt sicher, dass Projekte einen strukturierten Arbeitsablauf durchlaufen, der manuelle Fehler und Genehmigungsverzögerungen vermeidet und die Verantwortlichkeit innerhalb der Geschäftsprozesse verbessert. Vor dem Einsatz der IQGeo-Software hatte der Kunde sehr lange Genehmigungszyklen, die sich oft über Wochen hinzogen. An einem Kundenstandort ist die durchschnittliche Reaktionszeit auf Genehmigungen nun auf unter 3 Tage gesunken, was einen dramatischen Effizienzgewinn für die gesamte Organisation darstellt.
5. Automatisierung des Bestellwesens
Bestellungen werden nach der Vergabe eines Projekts und für alle zusätzlichen Kosten, die während der Projektlaufzeit anfallen, ausgestellt. Im Grunde handelt es sich um eine manuelle Dateneingabe, bei der SKUs, Preise und eine Reihe von Finanzcodes für die Ausstellung einer Bestellung migriert werden. Dies war schon immer ein mühsamer, zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, der normalerweise Tage dauern kann. Noch komplizierter wird es, wenn mehrere Projekte an Lieferanten für ein ausgeschriebenes Großprojekt vergeben werden, bei dem möglicherweise mehrere Bestellungen auf der Grundlage verschiedener Eigentümer ausgestellt werden müssen. Oft sind die bestehenden Bestellprozesse mit viel Papierkram und E-Mails verbunden, schwer zu überwachen und zu verfolgen und stellen eine enorme zeitliche Belastung für die Mitarbeiter dar. Damit ist jetzt Schluss!
Abb. 5.1 Rationalisierung des Bestellprozesses
Dank des automatisierten Moduls zur Erstellung von Bestellungen in IQGeo Workflow Managerist der Fluss von Bestellungen zu ERP-Systemen, wie SAP, nahtlos möglich. Das System ist so abgebildet, dass es alle relevanten Daten wie Budgetcodes, SKUs, Lieferanten und Adressdetails abruft, um Bestellungen im Handumdrehen zu erstellen. Administratoren können PO-Positionen, wie z. B. Wareneingangsdaten und ergänzende Informationen, validieren und aktualisieren, bevor sie eine PO-Anfrage an SAP übermitteln. Die Anwendung bietet die Flexibilität, eine Bestellung entweder über eine Schaltfläche oder durch Herunterladen einer SAP-kompatiblen Datei zu übermitteln, die manuell hochgeladen werden muss (Abb. 5.1). Sie können auch eine Kopie der Bestellung als PDF-Datei zur Verteilung herunterladen. Wenn eine Bestellung von SAP ausgegeben wird, benachrichtigt IQGeo's Workflow Manager die entsprechenden Parteien mit einer Bestellnummer und verfolgt alle nachfolgenden Bestellfreigaben.
Dadurch wird die Zeit für die Bearbeitung und Erfüllung von Bestellungen, die zu Verzögerungen beim Bau und bei den damit verbundenen Dienstleistungen führen kann, drastisch reduziert. Dieser gestraffte Prozess ermöglicht eine bessere Finanzprognose, und die Funktionen zur Automatisierung von Bestellungen bieten enorme Kosteneinsparungen, reduzieren menschliche Fehler und verbessern die Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Bevor wir die IQGeo-Lösung einsetzten, hatte einer unserer größeren Kunden einige Bestellungen, die bis zu 3 Monate lang im Rückstand waren. Es war ein wahrer Augenöffner, den automatisierten Prozess in Aktion zu sehen. Mehr als 5.000 Bestellungen wurden mit einer durchschnittlichen Reaktionszeit von nur 20 Stunden bearbeitet, so dass die Projekte planmäßig vorankommen.
6. Automatisierte Berichterstattung
Die Berichterstattung ist für jedes Unternehmen unverzichtbar und oft eine der zeitaufwändigsten Aufgaben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Anbieter ihre Arbeit für die Berichterstattung in Rechnung stellen, was die Projektkosten erhöht. Die meisten der zu liefernden Berichte stammen aus Standardvorlagen und stellen bei ähnlichen Projekten eine wiederkehrende Ausgabe dar. Die IQGeo Workflow Manager Software bietet ein Reporting-Framework zur Erstellung kundenspezifischer Berichte im PDF-Format. Kunden stellen Vorlagen für Berichte zur Verfügung, und das IQGeo-Berichts-Framework kann so angepasst werden, dass Rich-PDFs gedruckt werden können.
Abb. 6.1 Inspektionsberichte
Ich habe gesehen, wie Kunden den IQGeo-Berichtsrahmen genutzt haben, um umfangreiche Berichte wie Inspektions- und Wartungsaktivitäten zu erstellen (Abb. 6.1). In der Vergangenheit mussten die Anbieter ihre Stunden für die Erstellung solcher Berichte in Rechnung stellen, aber jetzt können diese Berichte automatisch in Sekundenschnelle erstellt werden. Dies führt nicht nur zu Kosten- und Zeiteinsparungen, sondern auch zu einer besseren Standardisierung sowie zu einer verbesserten Kontrolle und Einhaltung der Vorschriften bei allen Projekten - ein Erfolgsrezept! Viele unserer Kunden erhielten in der Vergangenheit verschiedene Varianten desselben Berichts. Es gab zwar "Standardvorlagen", aber oft wurde es den Anbietern überlassen, sich an die Unternehmensformate zu halten. Die Anbieter sammelten nicht nur Daten vor Ort, sondern verbrachten auch Stunden damit, Berichte zu erstellen. Dies war eine unnötige Wiederholung, wenn mehrere Standorte bearbeitet werden mussten. Heute verbringen die Lieferanten ihre wertvolle Zeit nur noch mit der Erstellung von Qualitätsberichten auf IQGeo Platform. Sie können sich darauf verlassen, dass die Berichte jederzeit mit einem Mausklick verfügbar sind!
Das Streben nach digitaler Effizienz
Die Telekommunikationsbranche befindet sich in ständiger Bewegung mit laufenden Projekten, die die Zukunft eines jeden Unternehmens bestimmen. In der Regel ist zu jedem Zeitpunkt eine Vielzahl von technischen, Bau-, Inspektions- und Wartungsprojekten geplant oder in Arbeit. Für die Betreiber ist es unerlässlich, Projekte effizient zu verwalten, zu erfassen und zu analysieren, um die Produktivität ständig zu verbessern und die Gemeinkosten zu minimieren. Dies ist sogar noch wichtiger geworden, da die Unternehmen 5G-Modernisierungspläne für ihre Netze durchführen. Um diesen Prozess zu steuern, benötigen Betreiber ein integriertes System, das in der Lage ist, Projekte vom Beginn bis zum Abschluss zu rationalisieren und wertvolle Prozesseinblicke für kontinuierliche Verbesserungen zu erfassen.
Diese Anforderungen und Herausforderungen waren genau das, was ich bei unseren Kunden, die die Software Workflow Manager einsetzen, vorgefunden habe. Für diese Kunden war es eine wahrhaft transformative Geschichte. An einem Standort wurden in den ersten 18 Monaten mehr als 6.000 Projekte erstellt, mehr als 22.000 Genehmigungen erteilt und mehr als 8.000 Bestellungen bearbeitet. Die Skalierbarkeit, die Leistung und die Robustheit der Software sind inzwischen gut getestet und bewiesen. Es ist kein Wunder, dass die IQGeo Workflow Manager Software zum "One-Stop-Shop" für all diese Kundenakteure geworden ist.
Schaffung einer digitalen Grundlage für die Zukunft
Für Unternehmen ist es äußerst wichtig, in zukunftssichere und einfach zu bedienende mobile Technologien zu investieren, damit sie eine breite Akzeptanz finden. Die Möglichkeit, die Arbeit auf jedem Gerät, überall und zu jeder Zeit aufzunehmen, ist zum neuen Mantra geworden. IQGeo ist seit über einem Jahrzehnt ein Visionär bei der Bereitstellung bewährter, robuster mobiler Geodatenlösungen für Betreiber von Versorgungs- und Telekommunikationsnetzen. Da die Kunden einen nahtlosen Online-Offline-Übergang schaffen, werfen sie alte Papierkarten, handschriftliche Notizen und veraltete Technologien über Bord, die die Produktivität, Zusammenarbeit, Reaktionszeit und Akzeptanz behindern.
Für Außendienstmitarbeiter ist es ein entscheidender Vorteil, wenn sie vor Ort Aufträge erledigen und gleichzeitig Daten erfassen können, selbst an abgelegenen Standorten! Die IQGeo-Software ermöglicht es Unternehmen, einen echten digitalen Zwilling zu schaffen , der einfach, intelligent, schnell und mobil ist. Dank der IQGeo Workflow Manager Software haben die Betreiber jetzt die digitale Grundlage, die sie für die Modernisierung und Wartung ihrer Netzwerke der nächsten Generation benötigen.
Um IQGeo Workflow Manager in Aktion zu sehen, fordern Sie eine kostenlose Demo mit unseren Experten aus der Telekommunikationsbranche an.
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